Note de mise à jour – OSILAP 2.6

Ce document liste les évolutions majeures qui vont être appliquées dans la prochaine mise à jours. Néanmoins, ici ne seront pas présentés :

  • Les patchs correctifs des visuels
  • Les patchs correctifs des routines
  • Les ajouts / évolutions des éléments de sécurités

Générale à l'ensemble d'OSILAP

- Remplacement du principe de licence par des abonnements

Initialement implémenté, Le système à licence dans OSILAP ne facilitait l’utilisation de l’outil. Or notre souhait est que l’outil vous simplifie votre quotidien et c’est notre principal objectif. Ainsi, dans ce cadre, nous faisons le choix d’arrêter le système à licence pour mettre en place une autorisation d’utilisation par module.  Cette nouvelle offre ouvre la possibilité dans chaque module de créer autant de fichier que nécessaire. En d’autres termes, dans le module Planning, vous pouvez avoir tous les plannings nécessaires et non un planning par licence.

Au final, OSILAP reste une application modulaire hautement personnalisable qui permet de construire votre application sur mesure. Ce fonctionnement permet de faire évoluer OSILAP en fonction de vos besoins facilement. Et avec cette nouvelle offre, payez que les modules que vous voulez utiliser sans restriction dans leur utilisation.

Pour l’occasion, nous vous présentons une courte vidéo de présentation d’OSILAP

Un avenant à votre contrat vous sera proposé dans les prochains jours

L'abonnement inclut

Accompagnement

Accompagnement au lancement de l'outil, comme par exemple le paramétrage initial, la mise en place des référentiels, la création des comptes utilisateurs et des droits

Assistance technique

Intervention rapide pour corriger tout bug perturbant l'utilisation de l'outil dans les 48h. Remontés automatiques des bugs qui permet d'avoir une assistance proactive

Sauvegarde des données

Sauvegarde des données quotidiennes et possibilité de restaurer complètement votre application à une date antérieure

Pas de license

Aucune restriction dans l'usage d'OSILAP ni sur le nombre d'utilisateur, ni sur le nombre de plannings et de demandes dématérialisées

Mises à jour régulières

Amélioration régulière d'OSILAP grâce aux retours de ses clients. Chaque évolution est ensuite repartagée à l'ensemble des clients

Historisation des actions

Historisation de chaque action offrant la possibilité de restaurer simplement un planning à une heure antérieure

- Système de recherche

Un système de recherche est disponible à partir de cette nouvelle version d’OSILAP. Cette fonctionnalité vous permet de rechercher dans tout OSILAP une page ou une fonction particulière. 

Vous ne savez plus où elle se trouve ?! , cliquez sur la petite loupe et saisissez quelques mots clés pour retrouver la page recherchée.

Paramètres OSILAP (Administrateur)

De façon globale à l’administration : Depuis chaque page de module, vous pouvez avoir accès directement aux paramétrages du module dans lequel vous vous trouvez. Ce paramétrage vous permet entre autres de rattacher le module à un autre module (permet d’avoir le partage des accès), de modifier la visibilité du module aux utilisateurs (restreindre uniquement aux administrateurs), de définir le mode de présentation des fichiers, etc. D’autres paramétrages seront ajouté au fils des mises à jours dans cette page. Retrouvez ces actions depuis le module dans le bouton Actions se trouvant en haut à droite de la page

- Ajouter/Supprimer un utilisateur d'un groupe depuis la page Gérer les utilisateurs

Dans le but de faciliter la gestion des affectations d’utilisateurs à des groupes. Depuis la page gestion des utilisateurs de nouvelles fonctionnalités (Raccourcis) permettent d’intégrer ou de supprimer une personne d’un groupe

- Actions groupées : Ajouter/Supprimer de façon groupée des utilisateurs d'un groupe

Dans la continuité des raccourcis pour gérer individuellement les affections aux groupes, une action groupée a été ajoutée afin de permettre l’affectation en masse ou la suppression en masse dans un groupe.

 

Astuce : Depuis la gestion de groupe, lors de la création et/ou modification du groupe, vous pouvez ajouter plusieurs personnes via le même formulaire

- Evolution de la modification du compte utilisateur, de la gestion des notifications et des accès aux modules

Avant l’ensemble des paramètres liés au compte utilisateur (hors la gestion des droits) étaient réunis dans le formulaire “Modifier le compte de l’utilisateur”.

Dans le but de donner de la cohérence et de la facilité d’accès, les 3 sections ont été scindées en 3 pages distinctes :

  • Modifier le compte : Rassembler uniquement le matricule, nom, prénom, email
  • Modifier les droits d’accès aux modules : Rassemble le choix du profil de l’utilisateur et les accès à chaque module
  • Modifier les options de notifications : Rassemble toutes les options de notifications de l’utilisateur

- (Version béta) : Gestion des interfaces de données externes - import en masse

Importez des utilisateurs en masse dans OSILAP depuis un fichier Excel. Rassemblez toutes les données dans un fichier excel et utilisez l’importation des utilisateurs.

Depuis ce modèle d’import, vous pouvez partir d’un tableau vierge et copier/coller depuis votre propre source de données pour constituer l’ensemble des données nécessaires à la création des comptes utilisateurs

Module OSI'Rapport : Gestion des rapports

- Evolution du constructeur de requête

Une évolution importante de cette mise à jour est l’arrivé du nouveau constructeur de requête. Il réunit les 2 anciens modèles : Constructeur de requête et constructeur de requête en tableau croisée dynamique.

Il permet de gérer des champs calculés (personnalisé), gérer les tries, afficher les champs avec des noms et non des codes, permet de définir des intitulés de colonnes

Ce constructeurs à également d’autres options tel que filter la requête par rapport aux données de l’utilisateur, c’est à dire les données où son matricule apparait.

- Synchroniser directement vos requêtes avec Excel

Auparavant, la synchronisation OSILAP avec excel se faisait par l’intermédiaire d’extension à installer dans Excel. Ceci avait de nombreuse contrainte, notamment si vous transfériez le fichier à une personne qui n’avait pas cette extension, cette personne perdais l’actualisation des données voire les données du fichier.

C’est pourquoi, un nouveau système de synchronisation de données arrive et celui ci par l’intermédiaire des requêtes. Créez votre requête directement dans OSILAP, et télécharger le fichier de connexion du fichier Excel à cette requête.

L’avantage de ce système, c’est que vous gardez totalement la main de votre requête dans OSILAP. Vous pouvez la modifier, elle se modifiera dans le fichier Excel, vous pouvez arrêter la synchronisation, les données ne pourront plus être synchronisées dans Excel.

- Module OSI'Workflow : Gestion des demandes

- Créer directement une demande depuis le suivi des demandes

Depuis le suivi des demandes, il est maintenant possible de créer une nouvelle demande. En effet, avant vous étiez obligé d’aller dans le module correspondant à votre demande, puis sélectionnez le fichier dans lequel vous souhaitiez faire une demande et enfin créer une nouvelle demande. Maintenant, un raccourci a été ajouté depuis le module Suivi des demandes.

Cela concerne les formulaire tels que :

  • Demande de congé
  • Note de frais
  • Ordre de mission

Module OSI'Act / OSI'Planning

- Evolution du modèle Planning

La principale nouveauté de cette mise à jour est l’importante évolution du modèle “Planning”. En effet, les outils ont été amélioré en fonction des nombreux retours réalisés sur la précédente version. Les évolutions concernent :

  • Nouvelle interface de saisie (plus de fluidité, plus de fonctionnalité proche d’Excel)
  • Nouvelle barre d’outil, avec les intitulés qui s’affiche, possibilité de masquer la synthèse mensuelle
  • Nouveau système de validation des plannings (reprise des données du planning, intégration dans un bordereau de validation) 

Module OSI'Contrat : Gestion des contrats

- Amélioration du processus de création des contrats

La création de contrat possédait quelques inconvénients et dans un but d’amélioration continue d’OSILAP, le processus de création de contrats a été revu :

  • Lors de la création d’un compte utilisateur, l’adresse email peut être automatiquement remplie en fonction du modèle d’adresse mail défini dans les paramètres
  • Intitulés de poste prédéfinis selon votre propre listing depuis la gestion des référentiels (convention collective, domaine d’activité)
  • Inscription du contrat par rapport au service et non uniquement aux fichiers (permet d’intégrer toutes les années d’un fichier en 1 fois)
  • Selection du type d’inscription en fonction du fichier dans lequel vous inscrivez le contrat (référez vous aux options de votre modèle de fichier)

- Actions sur les contrats : Evolution des actions

Les anciennes actions portaient à confusion, le menu d’actions a été revu. 2 nouveaux boutons font leurs apparitions :

  • Mettre fin au contrat : Mettez fin au contrat à la date souhaitez directement en cliquant sur le bouton mettre fin au contrat
  • Modifier l’inscription du contrat dans un fichier depuis le contrat : Ce n’est plus nécessaire d’aller dans le fichier pour modifier l’inscription du contrat, vous avez les raccourcis directement depuis le contrat
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