Note de mise à jour – OSILAP 2.5

ReleaseNote /

Ce document liste les évolutions majeures qui vont être appliquées dans la prochaine mise à jours. Néanmoins, ici ne seront pas présentés :

  • Les patchs correctifs des visuels
  • Les patchs correctifs des routines
  • Les ajouts / évolutions des éléments de sécurités

Générale à l'ensemble d'OSILAP

- Evolution du logo OSILAP

OSILAP évolue et également son logo et ses thèmes visuels

Ancien logo
Nouveau logo

- 2 nouveaux thèmes disponibles (version Beta)

Dans OSILAP, vous avez la possibilité de choisir entre 3 thèmes visuels de l’application

  • Classique
  • Paperboard (Beta)
  • DashIO (Beta)

En tant qu’administrateur définissez un thème par défaut pour tous vos utilisateurs et permettez également à chacun de vos utilisateurs de définir leur propre thème

Cliquez sur l’image pour visualiser les thèmes en plus grands

Classique
PaperBoard
DashIO

Depuis les paramètres utilisateurs, l’utilisateur peut définir lui même son thème de l’application pour son compte

- Evolution de l'interface sur smartphone

Dans le but de faciliter l’accès aux fonctionnalités depuis un smartphone, les interfaces existantes ont évolué :

  • Evolutions des boutons en bas de page qui sont simplifié uniquement à l’icône et mis sur une barre fixé en bas de l’écran 
  • Dans les actions liés à un fichier,  la taille et disposition des boutons ont été changés

Vous trouverez ci-dessous 3 imprimes écrans d’exemples : 

Paramètres OSILAP (Administrateur)

- Les fichiers peuvent être supprimés et restaurés

Depuis la plus part des modules, il est possible dès à présent, de supprimer un fichier, une note, un contrat. Pour rappel, un fichier peut prendre en fonction du module plusieurs formes : Un planning, un processus, un formulaire, … .

La suppression de fichier n’est pas définitive. En effet, le fichier et tout ce qu’il y a en lien (document, demande (processus), données saisies, …) est transféré dans une poubelle et la licence est libéré pour pouvoir être utilisé pour un autre fichier.

- Les comptes utilisateurs peuvent être désactivés

Avant pour désactiver un compte utilisateur, il était nécessaire de supprimer son adresse mail. Avec cette mise à jour, vous pouvez désactiver/activer le compte utilisateur sans modifier les informations du compte.

Pour cela, aller dans la gestion des utilisateurs depuis l’administration. Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Activer le compte ou désactiver le compte. Le bouton n’apparait que si l’utilisateur a une adresse email renseignée

- Actions groupées

Sur certain fonctionnalité, notamment la gestion des droits, il est possible de réaliser des actions groupées. C’est à dire de pouvoir réaliser une opération sur plusieurs éléments en une seule fois. 

Dans le cadre de la gestion des droits, vous avez la possibilité de supprimer plusieurs droits en quelques cliques.

En bas du tableau, cliquez sur le bouton action groupée, sélectionnez les lignes sur lesquelles vous souhaitez agir, puis cliquez sur Démarrer une action groupée, définissez l’action à exécuter enfin cliquez sur Démarrer.

- Définir plusieurs droits pour une même personne

Lorsque vous créez un fichier, en bas du formulaire, il est possible d’affecter des droits. Malheureusement, c’était limité à 1 droit par personne. Dorénavant, vous pouvez affecter plusieurs droits pour la même personne lors de la création du fichier.

Ceci s’applique également à la création d’un utilisateur, dès à présent, vous pouvez affecter plusieurs droit au même fichier.

Module OSI'Rapport : Gestion des rapports

- Dupliquer des requêtes

Dans le module rapport, il est maintenant possible de dupliquer les paramètres d’une requête dans une nouvelle requête. Cette fonctionnalité est pratique quand vous souhaitez vous inspirer d’une requête existante et changer quelques paramètres ou encore démarrer une nouvelle requête sur la base d’une autre.

- Module OSI'Workflow : Gestion des demandes

- Import de plusieurs documents

Le système d’import existant ne permettait que d’importer 1 seul document par champs. Dans un formulaire de demande pour importer plusieurs documents, il était donc nécessaire de créer plusieurs champs. 

Dans cette nouvelle version, il sera possible d’importer plusieurs documents dans le même champs. 

- Affichage de tous les commentaires par étape

Dans le processus de validation d’une demande, un champs commentaire peut être complété par l’utilisateur. Cependant, lorsque la demande fait plusieurs allez-retour sur une même étape, OSILAP n’affichait que la dernier commentaire.

Avec la mise à jour, dans la liste des étapes (côté utilisateur et administrateur), l’ensemble des commentaires sont affichés, datés et l’état associé est indiqué.

Module OSI'Act : Gestion de l'activité

- Nouveau modèle de planning

 Nouveau modèle de planning qui remplacera progressivement les plannings actuels actuellement réalisé sur Google Sheet.

Coût d’un planning : 1 licence
Nombre maximum de contrat : illimité
Compatible smartphone : Oui
Saisie simultané multi-utilisateur : Oui

Détail des fonctionnalités de ce nouveau planning

  • Côté utilisateur
    • Possibilité de compléter le planning (avec la gestion multi-utilisateurs simultanés)
    • Actualisation des calculs des synthèses en temps réel
    • Gestion des notes par cellule (Avec possibilité de se mettre une note personnelle, une note vue par un profil spécifique ou tout le monde), de notifier à tout le monde que nous avons ajouté une note
    • Gestion des couleurs de chaque cellule (afin de permettre de poser des marqueurs personnels)
    • Possibilité d’ajout des personnes externes depuis une liste de contrat défini
    • Validation mensuelle des plannings
    • Actualisation des onglets récapitulatifs en temps réel
    • Gestion des droits d’écriture :
        • Responsable : Droit d’écriture sur tous les mois + Ajout d’une personne externe + Validation
        • Secrétaire : Droit d’écriture sur tous les mois + Ajout d’une personne externe
        • RH : Droit d’écriture sur tous les mois + Ajout d’une personne externe + Validation Recap
        • Agent : Droit d’écriture uniquement sur son contrat
        • Lecteur : Droit uniquement de lecture
  • Côté administrateur
    • Affectation des contrats selon 3 modes (Contrat permanent, Contrat avec intervention ponctuelle – Tps de travail à 0%, Contrat de reserve de personne externe – Tps de travail à 0%)
    • Possibilité de consulter le registre des modifications
    • Restauration d’une version antérieure
    • Visualisation d’une ancienne antérieure
    • Visualisation de toutes les notes du fichiers
    • Possibilité d’exportation des plannings sous forme PDF et Excel

Module OSI'Contrat : Gestion des contrats

- Affectation des contrats : Ajout de filtres dans la liste des contrats

Dans le but de simplifier la recherche de contrat. Dans les formulaires d’affectation des contrats, la liste déroulante est filtrable :

  • Filtre pour masquer les contrats terminés à ce jour
  • Filtre en tapant quelques lettres du contrat recherché (nom, statut, date,…)

- Actions sur les contrats : Evolution des actions

Les anciennes actions portaient à confusion, le menu d’actions a été revu. 2 nouveaux boutons font leurs apparitions :

  • Corriger le contrat : Permet d’apporter des modifications dans le contrat actuel
  • Evoluer le contrat : Créer une nouvelle version du contrat dans le cadre de promotion ou changement du temps de travail à partir d’une date. L’évolution définira automatiquement sur le contrat actuel une date de fin

Module OSI'Codification : Gestion des tables de codification

- Evolution des tableaux de création et modification de code

Lors de la création ou modification des tables de codification n’était pas aisé. 

Avec la mise à jour, de nouvelles possibilités vous sont offertes dans la gestion des tables :

  • Suppression de la limite de 150 codes par table
  • Possibilité d’ajouter des lignes entre 2 codes
  • Possibilité de copier une ou plusieurs cellules comme dans un tableur Excel
  • Possibilité de copier/coller depuis une autre table de codification
  • Possibilité de coller depuis un tableur Excel vers OSILAP (Pour les colonnes à liste déroulante, vous devez utilisez le code de la valeur précisé dans les référentiels)
  • Possibilité de filtrer la tableau et modifier les lignes filtrées
  • Possibilité de trier chaque colonne

Module OSI'Alerte : Gestion des alertes

- Evolution de la présentation d'une alerte

L’interface des alertes évolue pour correspondre d’avantage à un suivi d’échange autour d’une alerte précise.

Une entête a été rajoutée pour préciser l’état de l’alerte, l’alerteur, la date de création, la date de dernière détection par l’alerteur et l’utilisateur concerné

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