Les fichiers Excel : solution à tous vos besoins en entreprise ?

La suite Office et plus particulièrement le logiciel Microsoft Excel sont devenus des incontournables dans les outils présents dans une entreprise. En effet, Microsoft Excel offre à ses utilisateurs de nombreuses possibilités très utiles dans le monde professionnel. Vous pouvez dans Microsoft Excel créer des rapports avec des graphiques sur la base d’un ensemble de données, construire des tableaux de synthèses plus ou moins dynamiques, préparer des listings et, entre autres, créer des fichiers partagés entre tous les membres d’une équipe pour faciliter sa gestion et son pilotage.  Cependant, est-ce qu’utiliser Excel est la meilleure solution pour répondre à tous vos besoins ?

Pour commencer, Microsoft Excel est un outil que j’apprécie énormément et que j’utilise au quotidien tant au niveau professionnel que personnel. Dans Microsoft Excel, j’utilise de nombreuses fonctionnalités : les tableaux structurés, les tableaux croisés dynamiques, la gestion des données externes et l’usage des formules plus ou moins complexes. Dans le cadre des précédentes missions qui m’ont été confiées, j’ai été amené à construire des fichiers Excel permettant le suivi des objectifs, le suivi de tâches, des plannings, des suivis budgétaires, etc…

Fort de cette expérience, de la création et de la mise en place des web-applications dans le cadre des besoins collaboratifs d’entreprises, je vous partage ma vision des avantages et contraintes du fichier Excel en entreprise.

Avantages et contraintes du fichier Excel

Dans le but de cadrer cette analyse, je vais lister ce qui représente pour moi les avantages et les inconvénients de l’utilisation d’un fichier Microsoft Excel dans le cadre d’un suivi des absences. En effet, la liste des avantages et inconvénients diffère en fonction du besoin et des usages qui en seront faits.

Dans le cadre de ce besoin, nous parlons d’un fichier Excel complété par tous les collaborateurs dans une vue en forme de planning mensuel permettant d’indiquer les congés prévisionnels et réalisés des collaborateurs et les absences formation ou maladie.

Dans ce cas, utiliser un fichier Excel apporte les avantages suivants :
  • La construction du fichier sous la forme que nous désirons comme par exemple un planning avec 1 onglet = 1 mois, les collaborateurs en ligne et en colonne les jours de la semaine hors samedi et dimanche ;
  • La liberté dans les choix des règles d’usage dans l’ordre des noms, le choix des couleurs pour identifier facilement les différentes absences ;
  • Le coût de mise en œuvre très faible, voire gratuit. Le logiciel étant souvent présent de base dans l’entreprise, aucun investissement n’est à prévoir ;
  • La rapidité dans la mise en place. En effet, il n’est pas nécessaire de passer par un prestataire et donc de prendre du temps pour formaliser un besoin, rechercher un ou plusieurs prestataires, comparer les offres et piloter la mise en œuvre, et donc souvent en quelques heures, vous pouvez avoir un premier fichier Excel opérationnel.
Néanmoins, l’usage d’un fichier Excel apporte également son lot de contraintes suivantes :
  • La conception du fichier, la construction de la ou les feuilles de saisie peut devenir un problème complexe pour certains. Le fait est que la plupart des personnes utilisant Excel ont uniquement les connaissances de base dans Excel. Et jongler avec différents types de données et des formules peut s’avérer compliqué ;
  • Le maintien du fichier réalisé par une ou plusieurs personnes dédiées. Ces personnes qui seront les garants du respect des règles d’usage et qui vont passer régulièrement du temps à la remise en état du fichier pour qu’il soit exploitable au quotidien. Car il ne faut pas le nier, plus il y a d’utilisateurs, plus le fichier se « dégrade » vite ;
  • La non possibilité d’être à plusieurs à saisir. En effet, plus vous serez nombreux à renseigner le fichier, plus vous aurez des risques de vouloir le faire en même temps qu’un autre collègue ou de rencontrer le problème que l’autre n’a pas bien fermé le fichier et que vous ne pouvez pas y accéder en écriture ;
  • La gestion limitée des droits qui ne permet pas de définir qui peut saisir et où. Et cela peut entrainer des mauvaises manipulations qui peuvent modifier des données saisies par les collègues ;
  • Le partage du fichier souvent limité à tous ceux qui ont accès au répertoire partagé avec le logiciel installé sur son poste ;
  • Le risque important de perdre des données, car un fichier où il y a de plus en plus de données devient très vite volumineux et instable. Une fausse manipulation peut entrainer le plantage du fichier, voire la corruption du fichier qui le rendra définitivement irrécupérable. Sauf dans le cas où vous avez une sauvegarde régulière du fichier vous pourrez remettre une version à une date antérieure et demander à chacun de ressaisir les informations manquantes, sinon vous devez tout recommencer depuis le départ.
Bilan du fichier Excel dans ce cas ?

Malgré ses nombreux avantages, nous pouvons constater que le fichier Excel apporte aussi des contraintes qui doivent nous interroger sur le choix d’utiliser Excel pour répondre à ce besoin. Cependant, Microsoft Excel reste un bel outil pour structurer des données et créer des rapports. Maintenant, ce n’est pas le seul produit « tableur » qui existe dans les entreprises, d’autres font progressivement leurs apparitions avec des différences plus ou moins intéressantes.

Les alternatives possibles aux fichiers Excel

Microsoft Excel cohabite de plus en plus avec d’autres outils comme des solutions web tel que Office365 et Google Apps, qui ont l’avantage d’être plus orientées outils web collaboratifs. Ce sont des logiciels avec lesquels j’ai également beaucoup travaillé, et plus particulièrement Google Sheet sur lequel j’ai créé des outils tels qu’un suivi de temps d’activité réalisé, un suivi de déploiement, etc. Dans la continuité d’Excel, je vais continuer à vous faire part de mon avis sur ces alternatives en utilisant le même besoin exprimé précédemment. Seront-elles plus avantageuses à utiliser qu’un simple fichier Excel ? c’est ce que nous verrons en détaillant les avantages et inconvénients de chacun.

Microsoft 365 – Excel Online

Microsoft 365 est la suite logique en web de Office installé sur les ordinateurs. Microsoft 365 intègre entre autres Excel Online avec des fonctionnalités supplémentaires dont la possibilité de travailler à plusieurs sur le même fichier et de permettre de basculer un fichier Excel d’un ordinateur simplement en ligne avec la reprise de tous les paramétrages déjà en place.

Les avantages à utiliser un fichier Excel Online versus un fichier Excel standard sont les suivants :
  • La saisie à plusieurs en simultané sur le même fichier. Excel Online apporte cette possibilité en temps réel d’être à plusieurs sur le fichier et de voir les modifications de chacun ;
  • La traçabilité des modifications et la sauvegarde des données. A la différence d’un fichier Excel standard, il est plus difficile de corrompre un fichier Online et la traçabilité apporte un gage de sécurité en plus en cas de mauvaises manipulations. Dans Excel Online, l’enregistrement se fait de façon automatique, donc peu de risque de perdre des données.
Néanmoins, malgré les avantages, des contraintes restent toujours présentes :
  • La conception du fichier, au même titre qu’Excel standard, il est important de regarder comment mettre en place les fonctionnalités pour répondre à notre besoin, sachant que toutes les fonctionnalités ne sont pas disponibles sur la version Online ;
  • L’instabilité du navigateur et la lenteur de saisie quand le fichier est trop volumineux et que les calculs deviennent nombreux, le navigateur peut marquer des signes de lenteur, voire des plantages ;
  • La gestion limitée des droits qui ne permet pas de définir les plages de saisie par utilisateur et donc le besoin d’avoir une ou plusieurs personnes dédiées au maintien en condition opérationnel du fichier ;
  • La non présence de Macros dans la version Online, ce qui peut être une contrainte quand vous souhaitez réaliser des traitements de données automatiques.
Bilan du fichier Excel Online dans ce cas ?

L’utilisation de Microsoft 365 avec Excel Online soulage de quelques contraintes, notamment les modifications en simultané, mais prenez garde aux lenteurs du fichier qui peuvent vite arriver avec le grand nombre de calculs et de formules présentes dans le fichier. Mis à part cela, l’usage de Microsoft Excel online peut être plus complexe à la mise en œuvre.

Google Sheet

Google Sheet est l’équivalent d’Excel dans l’univers Google. Les fonctionnalités et leurs usages diffèrent légèrement du fichier Excel Standard. Ce qui offre aussi de nombreuses autres possibilités que proposent Excel et Excel Online. Cependant, l’évolution du fichier Excel vers Google Sheet pourra entrainer quelques ajustements à faire.

Les avantages à utiliser un fichier Google Sheet versus un fichier Excel standard sont les suivants :
  • La saisie à plusieurs en simultané sur le même fichier. Google Sheet apporte cette possibilité en temps réel d’être à plusieurs sur le fichier et de voir les modifications de chacun en temps réel ;
  • La traçabilité des modifications et la sauvegarde des données. A l’instar d’Excel Online, le fichier intègre également cette fonctionnalité utile et indispensable avec plusieurs personnes en droit d’écriture ;
  • La gestion complète des droits qui permet de définir plage par plage qui a le droit de saisir ou non. Cependant, la mise en place peut être assez longue et fastidieuse ;
  • La possibilité d’agrémenter le fichier avec des fonctionnalités externes via des extensions et des actionScript (Macro).
Cependant, malgré les avantages, des contraintes restent toujours présentes :
  • La conception du fichier : au même titre qu’Excel, il est important de définir comment le fichier va être construit, sachant que de nombreuses fonctionnalités diffèrent de la version d’Excel, la création d’un fichier Google Sheet peut demander plus de recherche et de réflexion qu’un fichier Excel standard ;
  • L’instabilité du navigateur et la lenteur de saisie quand le fichier est volumineux et qu’il y a beaucoup de formule, la saisie peut devenir un vrai jeu de patience et au quotidien desservir l’adhésion de chacun à saisir dans le fichier ;
  • L’exécution des macros qui peuvent impacter tous les utilisateurs connectés: Le côté génial des macros dans Google peut rapidement devenir un casse-tête à gérer. Par exemple, mettre en place un formulaire de saisie avec traitement par macro va impacter en même temps les autres qui veulent également saisir et qui devront attendre leur tour. Cette contrainte peut obliger à restreindre la saisie à une personne en simultané et bloquer les autres à accéder aux fichiers.
Bilan du fichier Google Sheet dans ce cas ?

En comparaison avec Office et Office365 dans ce cadre, Google Sheet permettrait d’apporter plus de facilités à l’utilisation, néanmoins la création du fichier peut paraitre encore bien plus complexe qu’un fichier Excel et surtout passer plus de temps à chercher des solutions à des problématiques toutes autres à Excel.

Conclusion

Après avoir listé les avantages et contraintes d’un fichier Excel et des équivalents, nous pouvons constater que la mise en place d’un fichier Excel sous différentes formes demande du temps, des connaissances, des compétences et peut devenir contre-productif s’il a mal été construit.

Néanmoins, je reste convaincu que pour expérimenter un outil dans le but de répondre à un besoin précis, Excel reste un bon choix car mettre en œuvre un fichier Excel, même imparfait, reste plus simple que mettre en place un outil complet, peu coûteux offre déjà un premier niveau de réponse. Et par conséquent, cette expérimentation devient un bon préalable pour mieux définir votre réel besoin.

Toutefois lorsque vous souhaitez aller plus loin comme la généralisation de votre outil sur Excel à toute une entreprise cela reste déconseillé. En effet, dans le cadre d’une généralisation, le temps dédié à la gestion du fichier peut devenir nettement plus important quand il sera nécessaire de maintenir une certaine transversalité, c’est-à-dire d’avoir les mêmes modes de fonctionnements, des mêmes référentiels, dans le but de créer une cohérence entre tous les fichiers pour au final construire des synthèses globales plus facilement.

Finalement, quelle est la meilleure solution pour répondre à vos besoins ?​

Dans ce cas, la meilleure solution est de s’outiller d’une application répondant à votre besoin tel que OSILAP peut le proposer. Cela vous permettra d’avoir accès à des pages de saisie dédiées et personnelles avec des modes de saisies autres qu’un tableau, des outils collaboratifs pour travailler à plusieurs de façon simultanée et d’être soulagé de la gestion lourde et fastidieuse d’un fichier Excel. Et lorsque vous faites le cumul du temps passé pour maintenir le ou les outils créés sur Excel à jour et exploitable à n’importe quel moment, le choix de l’orientation vers une application peut être bien plus intéressant tant au niveau sérénité que financier

Certaines applications comme OSILAP peuvent s’inscrire dans la continuité de vos fichiers Excel précédemment créés, car ils permettent de se rapprocher de ce que vous avez créé, tout en l’améliorant et en vous soulageant des nombreuses contraintes subies.

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